Vevőt és szállítót nem állíthatunk szembe direkt módon egymással, mert nem lesznek jók a kimutatások. Ekkor átvezetési számlát kell közbeiktatni. Pl. T 311 és K 389, majd T:389 és K 454
Programunkban a kompenzálás elvégzésére három lehetőség van:
- Külön kompenzálás naplóból
- Vevő és szállító naplóból
- Vegyes naplóból
Kompenzálás napló
Első lépésként létre kell hozni egy kompenzálás naplót. Ezt a "Karbantartás/Naplók karbantartása" menüpont indításával lehet megtenni. A 80 feletti naplókódok valamelyikét lehet kitölteni ebből a célból. Fontos, hogy a "Fejléces könyvelés", "Főszámla kérés", valamint a "Kiegyenlítés típusú napló (bank)" oszlopok "Igen" értéken álljanak, míg az "ÁFA kérés" oszlop "Nem"-en. A "Főszámla" oszlopot is érdemes kitölteni az átvezetési számlaszámmal, mert akkor minden alkalommal automatikusan megjelenik, és nem kell mindig kiválasztani. Ennek az átvezetési számnak szerepelnie kell a "Kilépés/Gyors menü/Rendszer működési alapadatok (alap működéshez)" menüpontban a "Kompenzálás számla" mezőben.
Ezt követően már használható a kompenzálás napló, ami a "Könyvelés/Tetszőleges naplóra könyvelés" menüpontból indítható.
Ha a felső táblázatban megadja a "Bizonylat teljes értéke" mezőbe a kompenzálandó összeget, akkor az ellenszámlák megadása, és a kapcsolódó bizonylat kiválasztása (enter és F10) után a felugró ablakban automatikusan az az érték lesz a kiegyenlítendő összeg.
Amennyiben nem adja meg a bizonylat teljes értékét, akkor bizonylatok kapcsolása után egyenként kell megadni a kiegyenlítendő összeget. Fontos, hogy ez megegyezzen a vevő és a szállító esetében is.
Ebben a naplóban bizonylatonként egyszerre egy vevőt lehet szembeállítani egy szállítóval.
Amikor az alábontásoknál felvesz egy új tételt, akkor a T/K oldal automatikusan az első alábontás ellentétére vált, hogy ezzel is gyorsítsa a rögzítést.
Pénzforgalmi ÁFÁ-s tétel kompenzálásánál a program automatikusan ÁFA kulcsokra bontja a bizonylatot, ha több kulcsos, és a rögzítésnél az ÁFA is kiegyenlítésre kerül. Részkiegyenlítés esetén az arányosítás is megtörténik automatikusan. A bizonylatok kapcsolása után az "Érték" mezőn enter hatására megtekinthető az eredeti bizonylat bruttó értéke ÁFA kulcsa, az ÁFA értéke, és megadható, hogy melyik számlaszámokra könyvelődjön az ÁFA.
Ezek után már csak a rögzítés van hátra.
Fontos megjegyezni, hogy technikai okokból a fejben rendhagyóan nem egyszerűen a Tartozik és Követel oldalak által kiadott érték szerepel (komepnzálásnál ez mindig nulla lenne), hanem a kompenzált érték. Csak az első alábontás oldalát figyeli a rendszer az összegzésnél (a fenti képeken ez a Követel oldal). Ebből kifolyólag a fejben a kompenzált összeg jelenik meg, ha mindegyik alábontás pozitív összeggel, valamint a vevő és a szállító ellentétes oldalon kerül felvitelre.
A kompenzálás naplóban használható automatizmusok akkor működnek megfelelően, ha ennek a leírásnak megfelelően könyvelnek benne.
Vevő és szállító napló
A kompenzálást két lépésben is el lehet végezni. Ebben az esetben a vevő és a szállító naplóra is szükség van. A naplókba belépve mindkét esetben az ellentétére kell állítani a főszámla jellegét (vevőknél Követelre, szállítóknál Tartozikra). Az ellenoldalra átlépve meg kell adni ellenszámlaként az átvezetési számlát (enélkül sztornónak érzékelné a program a könyvelést), és a kapcsolódó bizonylatnál ki kell választani a kompenzálásban résztvevő bizonylatot (értelem szerűen vevő naplóban a vevőét, szállító naplóban pedig a szállítóét).
A program automatikusan beemeli a szükséges sort, vagy több kulcsos pénzforgalmi ÁFA esetén a sorokat. A kompenzálás naplóhoz hasonlóan itt is arányosít a program részkiegyenlítés esetén, és az "Érték" mezőn itt is felugrik ugyanaz az ablak a T/K számlaszámokkal.
A vevő és a szállító naplóban is ugyanez az eljárás. Ha lerögzíti mindkét esetben a könyvelést, akkor megtörténik a kompenzálás.
Vegyes napló
A nap megadása után ki kell választani (vagy be kell írni) a T/K oldal számlaszámait a kompenzálásnak megfelelően. A kapcsolódó bizonylat kiválasztása után megadható a kiegyenlítendő összeg. Ez normál esetben az "Érték" mezőn enterezve tehető meg, pénzforgalmi ÁFA esetén pedig a felugró ablakban. Ez utóbbinál a program itt is arányosít, ha kell, és beemeli kulcsonként a bizonylatot. Valamint az "Érték" mezőn itt is felugrik a T/K számlaszámokat tartalmazó ablak.
A kompenzálás naplóhoz hasonlóan a vegyes naplóban is megadható egy ablakon belül a vevő és a szállító, de itt kevesebb automatizmus van ami segítené a felhasználót, ezért hosszasabb a könyvelés folyamata.