Az online számlázáshoz szükséges a NAV regisztráció pontosabban az ügyfélkapun keresztül kell regisztrálnunk.
Melynek menetéről a NAV honlapján olvashat bővebben.
Törvényi háttér:
2020. július 1-től az összes, belföldi adóalanyok közötti ügyletről adatot kell szolgáltatni, függetlenül az áfa összegétől. Eddig a 100.000 forintot elérő és az efeletti áfatartalmú számlákat volt kötelező jelenteni, de július 1-től már az összes, vállalkozások számára kiállított belföldi számlát jelenteni kell. (2021. január 1-től az összes számláról adatot kell szolgáltatni, azokról is, amelyeket magánszemélyek felé állítottak ki.)
Ha az online számla feltöltéshez a szükséges adatokat megadta a Könyvelhető cégek karbantartásánál, akkor a program a bizonylatok rögzítését követő első kinyomtatásukkor automatikusan feltölti azokat a kimenő számlákat, amelyeknek az ÁFA értéke 100.000 FT vagy nagyobb és a számlát 2018. július 1.-jén vagy azt követően állította ki. Ez a funkció fel van készítve a tömeges számlagenerálásra és az ismétlődő számlák kiállítására is. Ha sztornózunk vagy helyesbítünk egy számlát, és az eredeti számla feltöltés köteles, akkor a módosítást is automatikusan feltölti a program.
A számla státuszának lekérdezésekor volt egy átmeneti hiba. A NAV leírása szerint ez egy "váratlan feldolgozási hiba", elképzelhető hogy a NAV oldalán volt probléma. Ez az adatszolgáltatás sikerességére nincsen hatással.
2, INVOICE_NUMBER_NOT_UNIQUE
Ez a hiba akkor fordul elő ha egy számla már fel volt töltve, de a program megpróbálja még egyszer feltölteni. Ha egyszerre több gépen futtatják a programot, vagy egy gépen futtatják a programot több példányban, ez előfordulhat, ilyenkor pont ugyanakkor próbálja meg több számítógép is feltölteni a számlát egyszerre (a NAV rendszere pedig csak az első adatszolgáltatást fogadja el, a másodikra jelzi ezt a hibát). A számlák tehát feltöltésre kerültek, ezek a technikai hibák nincsenek hatással az adatszolgáltatás sikerességére.
Az adatszolgáltatás érvénytelenítéséhez az érintett számla státuszán enterezve megjelenik a képen látható ablak jelenik meg, akkor ha a számla státusza "Figyelmeztetés", ebben az ablakban az "Érvénytelenít" piros ikonra szükséges klikkelni :

Ha a számla státusza "Elfogadva", akkor a lenti ablak jelenik meg, az "Igen"gombra klikkelve folytatható a folyamat.

A következő ablakban szükséges megadni az érvénytelenítés okát, például téves adatszolgáltatás.

Ezt követően megjelenik egy "Számla sikeresen érvénytelenítve!" ablak, amit csak akkor kell leokézni ha az onlineszámla felületén elfogadásra került az adatszolgáltatás érvénytelenítése.

Az érvénytelenítést az alábbi módon lehet megtenni:
Az online számla felületére szükséges belépni és a "Nyilatkozatok" menüben az "Adatszolgáltatás érvénytelenítése" lehetőségre klikkelve a megjelenő felületen szükséges jóváhagyni az érvénytelenítést.

Az onlineszamla.nav.gov.hu-n történő érvénytelenítés után a "Számla sikeresen érvénytelenítve!" ablakot leokézva a program megismétli a számla feltöltését.