.

Programunkban már van lehetőség a 2016. január 1-től a számlázó programok által kötelezően előállított Adóhatósági ellenőrzési adatállomány (XML) beolvasására a főkönyvi rendszerünkbe. Az egységes, törvény által előírt formátumnak köszönhetően így lehetősége nyílik bármilyen külső számlázó programokból főkönyvi adatátvételre.

A számlázási adatok átvételére, könyvelésére a NAV XML modul aktiválása után jelenik meg. Ez nem része az alap könyvelő programnak, külön modulként vásárolható meg. Az igényléssel kapcsolatban részletesebben érdeklődhet értékesítőinknél.

Miután az ügyfélszolgálatunk aktiválta a modult, a Karbantartás/Könyvelhető cégek karbantartása menüpontban be kell lépni a módosításba azoknál a cégeknél, ahol a modult használni szeretnék, majd a beállítások fülön be kell pipálni a NAV xml négyzetet. (Ezt a lépést Korlátlan Nav xml import esetén nem kell elvégezni.)

Ezután a Karbantartás / Adatmentés, visszatöltés / Főkönyvi feladás betöltése (NAV XML) menüpontban lesz elérhető a funkció. Kérjük, hogy az adatainak biztonsága érdekében az importálás megkezdése előtt használja az adatmentés funkciót!

A menüpont elindításakor egy 2 lapból álló adatbekérő ablak jelenik meg.

Az ablak első sora automatikusan a fájl beolvasás lehetőségen áll. (A másik lehetőségről bővebben itt olvashat.) Ekkor aktív a 2. mező ahol kiválaszthatjuk a beolvasni kívánt fájlt, majd beállíthatjuk, hogy tételesen, összesítve vagy tételesen megbontva könyvelje le a program a számla adatokat, végül megadhatjuk a könyveléshez szükséges főkönyvi számokat. Ezt egy külön táblázatban lehet megadni fizetési módonként.



Minden fizetési módhoz megadható egy belföldi főszámla és ellenszámla (belföldi partner esetén erre könyvel), valamint egy külföldi főszámla és ellenszámla (külföldi vevő esetén erre könyvel). Ha az adószám nélküliek főszámlája mező is ki van töltve, akkor az adószámmal nem rendelkező vevőket erre a könyvelhető főkönyvi számra fogja tenni a rendszer (pl.: 31100001).

A rendszer a Típus mező alapján dönti el, hogy pénztári (általában készpénzes) fizetési módról van-e szó. Ha egy pénztári típusú fizetési módhoz nem pénztár számot, hanem vevőt (vagy vevő gyökér számot) ad meg, akkor a pénztár helyett a vevő naplóba kerülnek a pénztári tételek is a megfelelő vevő főkönyvi számára.
Új fizetési módokat is van lehetőség felvenni ebben a táblázatban, viszont arra fontos odafigyelni, hogy minden fizetési módnál mind a három főkönyvi számot meg kell adni.

Amennyiben tételesen megbontott típust választunk aktiválódik a Tételes bontás beállítási mező. Belépve a beállításaiba háromféle adatot tudnak megadni:
1. Belföldi ellenszámla
2. Külföldi ellenszámla
3. Megnevezés

Abban az esetben, ha az import állományban szerepel a termékek nevében bárhol, az itt megadott megnevezés a tételt a megadott ellenszámla számra fogja rögzíteni.

Amennyiben a készpénzes bizonylatokat több különböző pénztári számra szeretné könyvelni lehetőség van a számlabontáson belül ennek beállítására. Ezt csak abban az esetben tudják használni, ha a számlaszám alapján el lehet különíteni azokat a bizonylatokat amiket más főszámra szeretnének könyvelni. Például más prefix tartozik az egyes számlákhoz.

Az importálás előtt már sok lehetőség van arra, hogy beállíthassák a legmegfelelőbb beolvasási módot. Emiatt az ablakot 2 lapra bontottuk. Azok a beállítási lehetőségek, melyek ritkábban kerülnek módosításra a 2. lapra kerültek.


A "Könyveltség ellenőrzése" legördülő lista segítségével megadható, hogy a rendszer mi alapján döntse el egy bizonylatról, hogy már lekönyvelték-e. Alapértelmezés szerint figyeli a bizonylatszámot, a bizonylat dátumát és a bizonylat összegeit is. Ha ezek közül az adatok közül valamelyik eltér az importálni kívánt tétel és egy már lekönyvelt tétel között, akkor a rendszer be fogja importálni a bizonylatot. A másik beállítási lehetőség, hogy csak a bizonylatszámot figyeli a rendszer. Ilyen esetben ha a bizonylatszám megegyezik egy már lekönyvelt tételével, akkor nem importálja a rendszer az adott bizonylatot. Ez a beállítás például akkor lehet hasznos, ha két XML fájlban is szerepel ugyanaz a bizonylat, és az egyik állományt összesítve, a másik állományt tételesen emeli be. Ilyenkor az összegek eltérnének, és a rendszer újból beemelnél ugyanazt a bizonylatot az alapértelmezett figyelési beállítással.

Deviza modul esetében megjelenik a "Devizás számlák összegei" legördülő lista. Ebben megadható, hogy a beemelni kívánt XML állományban hogyan szerepelnek a devizás számlák összegei. Általában vagy csak devizában, vagy devizásban, és az áfa értéke Forintban. Ezért a programban a "Csak devizában vagy devizában és Forintban" érték az  alapértelmezés. Azonban vannak olyan XML állományok is, amikben csak Forintban szerepelnek a devizás számlák összegei is. Ha azt tapasztalja, hogy a program a Forint összeget szorozza fel az árfolyammal, akkor kell beállítani a "Csak Forintban" értéket az importálás előtt.

A "Régi import táblázat" jelölőnégyzet akkor elérhető, ha az importálást szűrés nélkül végzik, és ilyenkor mindenképpen a korábbi importálási ablak jelenik meg, nem a könyvelési képernyő.


Az importálásra a következő két rendszerparaméter van hatással:

174. rendszerparaméter ("Külső importálásnál bizonylatszám létezés ellenőrzése")
Ha ez a kapcsoló "Igen" értéken áll (ez az alapértelmezés), akkor a rendszer ellenőrzi, hogy az importálni kívánt tételek a bizonylatszámuk és az értékük alapján szerepelnek-e már a könyvelésben. Ha igen, akkor az ilyen bizonylatok nem kerülnek újra beemelésre. Azonban azt az esetet nem képes ellenőrizni a rendszer, ha a számlák először tételesen kerültek beemelésre, majd összesítve is megpróbálják importálni.
Biztonsági okokból ez fejlesztői rendszerparaméter, aminek átállítását csak az ügyfélszolgálatunk tudja elvégezni.

336. rendszerparaméter ("NAV XML importálásnál a megjegyzésbe mi kerüljön?")
Ez a kapcsoló alapértelmezetten "Tétel neve" értéken áll. Ebben az esetben a könyvelési alábontások megjegyzés mezőjébe a számla tételeinek megnevezése kerül. Ha "Partner neve" értéken áll a kapcsoló, akkor a partner neve kerül a megjegyzésbe.


FONTOS MEGJEGYZÉSEK:
Programunkban erre az importálásra nem hat a "Karbantartás / Könyvelhető cégek karbantartása" menüpontban az adott cég esetén az egy tétel kijelzési ablak (Space/Szóköz billentyű) "Beállítások" fülén található "Külső adatimport esetén partnerszám generálás név alapján" jelölőnégyzet. A partner azonosítás mindenképpen elsődlegesen az adószám első nyolc karaktere alapján történik. Ha ez alapján nem találja a program a partnert, akkor név alapján próbálja meg azonosítani. Ha így sem találja meg, akkor felveszi egy új vevőként.

Ha egy partnert nem talál meg a törzsben a program, akkor felveszi új vevőként. Azt, hogy a belföldi vagy a külföldi vevők közé kerüljön, az adószám, az irányítószám és a helység alapján dönti el a rendszer.

Az áfás tételek FA, az áfa körön kívüli tételek AK áfa kódra kerültnek. (Ha pénzforgalmi szemléletű cégbe importál, akkor a nem pénztári típusú bizonylatok a PF, vagyis a pénzforgalmi fizetendő áfa kódra kerülnek.) Az adómentes tételek alapértelmezetten AM áfa kódra kerülnek, de külföldi számla esetében más áfa kód is választható (pl.: EN).
Egy import állományon belül nem lehet többféle adómentes tétel, mert csak a kiválasztott áfa kódra tudja tenni a program az ilyen számlákat. A felhasználó felelőssége, hogy ilyen módon állítsa elő az import állományt.

A rendszer képes kezelni devizás számlákat is (deviza modul esetén), viszont fontos, hogy egy állományon belül a Forinton túl csak egyféle másik devizanemben kiállított számlák szerepelhetnek. A felhasználó felelőssége, hogy ilyen módon állítsa elő az import állományt.

Professional verzió és deviza modul esetében, valamint ha a könyvelt cég az MNB alapján kezeli az árfolyamokat, akkor az importálás során automatikusan is lekérhetők az árfolyamok az import állományban található számlák dátum intervallumára.

A rendszer bizonyos feltételek teljesülése esetén (ezekről bővebben itt olvashat: Főkönyvi feladás betöltése (Importálás)) a könyvelési képernyőn jeleníti meg a tételeket a hagyományos importálási képernyő helyett. Ebben az ablakban sokkal kényelmesebben és biztonságosabban végezhetők el az esetleges módosítások. Azonban ez a lehetőség nem működik, ha előlegszámla beszámítása is szerepel az állományban.

A "Szűrés fizetési mód szerint" legördülő menü segítségével megadható, hogy a program csak a pénztári típusú vagy csak a nem nem pénztári típusú számlákat importálja be. (Azt, hogy pénztári típusú-e egy bizonylat, a fizetési módok táblázata alapján dönti el a rendszer. Ha olyan fizetési mód szerepel az import állományban, ami nem található meg a fizetési módok között, akkor a fizetési mód első karaktere dönti el a típusát. Ha ez K betű, akkor pénztári típusúként lesz kezelve.) Alapértelmezés szerint mindkét fajta bizonylatot importálja a rendszer, de két külön könyvelési képernyőre tölti be azokat. Először a nem pénztári típusúakat, majd a pénztári típusúakat. Így egyszerre csak egy naplót érintenek a könyvelési sorok, és ezáltal teljes funkcionalitással működik a könyvelési képernyő.
Viszont lehetőség van arra is, hogy mindkét típusú bizonylatokat egy könyvelési képernyőre emelje be a rendszer. Ebben az esetben, technikai okokból a könyvelési képernyőn nem látszanak a naplónkénti sorszámok, csak a rögzítésnél generálja őket a rendszer. Ha azonnali pénztárbizonylat generálás van beállítva a programban, akkor ebben az esetben nem lesznek pénztárbizonylat számok generálva.
Előleg beszámításos bizonylatok esetében generálódnak vegyes sorok is, ami miatt nem tudja a program a könyvelési képernyőn megjeleníteni az adatokat.

Az importálás alapvetően képes kezelni az áthúzódó áfás tételeket, viszont a szabványos NAV XML állományban csak két dátum adat áll rendelkezésre, amik alapján nem lehet automatikusan felismerni az áfa áthúzódást. Azonban a könyvelési ablakban és a régebbi importálási ablakban is átírhatók a dátumok a megfelelőkre. Például, ha számviteli teljesítés dátuma (régi ablakban a SZALLIDO mező) 2020-as, de az áfa bevallás dátuma (régi ablakban az A_AFADAT) 2021-es. Ilyenkor abban az évben kell elindítani az importálást, amelyikre áthúzódnak az áfa értékek (az előbbi példa alapján 2021-ben), vagy ha csak a példa szerint 2020-as teljesítési dátumú vannak az XML-ben és a könyvelési képernyőn jelennek meg az adatok, akkor 2020-ban is indítható az importálás és átírható az áfa dátum következő évire (a példában 2021-re).

Az importálás dialógusablakának "Egyéb beállítások" fülén az "Áthúzódó áfás bizonylatok" jelölőnégyzet is hasznos lehet a fenti példa esetében (egyszeres cégben ez a jelölőnégyzet nem elérhető). Ha az import állományban például a 2021-es teljesítési dátumú bizonylatok csak olyanok, amiknek az áfája 2021-es, de a számviteli teljesítési dátuma 2020-as, akkor ezt a jelölőnégyzetet bepipálva az importálás automatikusan átteszi a 2021-es teljesítési dátumú bizonylatok számviteli teljesítési dátumát 2020.12.31-re, vagyis az aktuálisan könyvelt évet megelőző üzleti év utolsó napjára, de az áfa bevallás dátumát hagyja az aktuális évben, pl. 2021-ben. Így ezek a bizonylatok áthúzódó áfásan rögzülnek. Fontos, hogy ilyen esetben is a példa esetében 2021-ben állva legyen elindítva az importálás. Ennek a pipának az állapotát nem őrzi meg a rendszer, vagyis az importálás indulásakor sosem lesz bepipálva.

Abban az esetben, ha pl. több 91-es főkönyvre kellene szétkönyvelni a tételeket, a tételesen megbontott módot lehet használni, és a cikkek megnevezése alapján lehet szétbontani. Tehát úgy kell kiállítani az állományt, hogy a cikkek megnevezésben legyen valami közös, amit ugyanarra a főkönyvi számra szeretnének könyvelni.

Az importálás működése egyszeres könyvelő program esetében

Az egyszeres programban az importálás bekérő ablaka eltér a kettős könyvelőben találhatótól.

A pénztári típusú bizonylatok közvetlenül a bekérő ablakon megadott pénztárra, a többi fizetési módú bizonylat pedig a vevő naplón az adott partnerre kerülnek az importálás során. (Egyszeres esetében lehetőség van fizetési módonként megadni hogy melyik fizetési mód milyen típusú, viszont nem lehet beállítani, hogy külön pénztárra vagy gazdasági rovatra kerüljenek.)

Ahogy a bekérő ablakon is látható, egyszeres program esetében nincs lehetőség tételes importálásra, mindenképpen összesített módon kerülnek a bizonylatok a könyvelésbe.

Egyszeres esetében előleg számlákat nem importál a program, mert azok csak a pénzbeni teljesülés után kerülnek kiállításra, és elvileg már szerepelniük kell a könyvelésben. A végszámlák esetében pedig az előleggel már csökkentett összeg lesz lekönyvelve a kiválasztott gazdasági rovatra.